予定より時間がかかるのはなぜ？計画錯誤と、見積もりに使う記録

予定を立てたときは間に合うはずだったのに、終わってみると時間が足りない。そんな見積もりのずれには、順調に進む段取りへ目が向くことや、前回かかった時間を短く覚えていることが関わる可能性があります。^[1][2]

次の予定を考えるときは、前回の実際の記録を確かめてみましょう。「何を終わりとしたか」「待ち時間を含むか」までそろえると、比べている時間の中身がわかります。すべての遅れを性格や心理の問題と決めつけず、作業の範囲や予定外の変更も確認したいところです。

計画錯誤とは、完了までの時間を楽観的に見積もること

計画錯誤とは、過去に予定より時間がかかった経験があっても、自分の課題は早く終わると見積もってしまう傾向です。1994年に心理学者のロジャー・ビューラーらが発表した研究は、その一例を示しています。^[1]

研究チームはカナダのウォータールー大学で卒業論文に取り組む学生37人に、いつ提出できるかを尋ねました。実際の提出まで確認できた33人では、最も正確だと思う予測の平均は33.9日、実際は55.5日でした。残る4人は記録終了時にも未完了で、この平均から除かれています。これは調査日から提出までの日数で、机に向かった作業時間ではありません。^[1]

同論文の別の調査では、参加者が予測するとき、過去の経験を参照するより、これからどう終えるかという筋書きに考えが向いていました。進め方を描けることと、その通りの時間で終わることには隔たりがあります。^[1]

ただし、この日数の差を誰にでも当てはめることはできません。卒業論文という課題と、対象の学生たちについての結果です。

「前回はすぐ終わった」という記憶も確かめたい

過去を参考にする場合も、思い出した時間が正しいとは限りません。心理学者のマイケル・ロイらは2005年の論文で、過去の経験を無視するだけでなく、過去の所要時間の記憶自体が短く偏ることで、次の予測も短くなるという説明を提案しました。^[2]

ロイとニコラス・クリステンフェルドによる2007年の研究には、大学生45人が折り紙のウサギを3羽作る実験があります。作業前に予測した群は実際より長く、作業後に思い出した群は実際より短く時間を見積もりました。同じ論文の別の実験では、3羽を作る経験をした条件で、過去の所要時間と次の作業の予測が、ともに短く見積もられる方向を示しました。^[3]

折り紙の実験からは、見積もりが常に短くなるとはいえず、経験の記憶にもずれがありうるとわかります。ただし、折り紙の実験を、そのまま仕事や家事のすべてに当てはめることはできません。記憶の偏りだけで遅れの原因を説明できるわけでもありません。^[2][3]

次の見積もりのために、終点と実際の時間を残す

所要時間の記録では、何を終えた時点まで数えたかを一緒に残すと、次の作業と比較しやすくなります。ロイらの2005年の論文も開始と終了を記録することを提案しています。ただし、記録を取れば予測が正確になるという効果を、この論文だけで確定できるわけではありません。^[2]

編集部の提案を、「資料をまとめる」という仮の作業で説明します。文章を書き終えるまでを測った記録と、内容を確認し、相手に送れる状態まで整えた記録では、同じ作業名でも範囲が違います。

まず、今回の終点を「確認を終えて、送れる状態」などの一文にします。作業後には着手と完了の日時を残し、途中で別の仕事をした時間や、返答を待った時間を区別しておきます。時計を見て記録した時間と、あとで思い出したおよその時間も分けておくと、記録の確かさが伝わります。

次回は、作業量や確認する相手が近い記録を探します。返答待ちを含む着手から完了までの時間は、予定表を組む材料になります。一方、自分が手を動かしていた時間は、作業枠を考える材料です。前回の返答待ちを除いた時間だけで、今回の完了日時を決めないようにしたいところです。

条件の近い記録がなければ、「ここはまだ見積もる材料がない」と残せます。初めての作業に、慣れた作業の最短記録を無理に当てはめる必要はありません。

長めに見積もれば、正確になるわけではない

時間を多めに取ることと、所要時間を正確に見積もることは別です。ビューラーらの1994年の論文でも、楽観的な方向への偏りを減らした方法が、実際との差の大きさまで改善したわけではないと報告しています。^[1]

この記事の研究から、一律に「見積もりを何倍にすればよい」とは決められません。編集部としてはまず条件の近い記録を基準にし、今回増えた確認や待ち時間を別に考えることを勧めます。依頼内容が変わったなら、見積もりの前提も更新できます。

また、自分の予測と、相手に約束する期限は分けておくと相談しやすくなります。返答待ちの長さがわからないときは、その条件も伝えると、期限を相談する材料になります。次の作業では、何を終えた時点かがわかる形で、着手と完了の日時を一組残してみませんか。